ஜிமெயில் - சில புதிய வசதிகள்

கூகுள் எப்போதும் புதிய சில புரோகிராம்களைத் தன் வாடிக்கையாளர்களுக்குத் தந்து கொண்டே இருக்கும். ஏற்கனவே மக்கள் மத்தியில் பிரபலமான தன் சாதனங்களில், நவீன தொழில் நுட்பத்தின் அடிப்படையில், புதிய கூடுதல் வசதிகளையும் உருவாக்கும். அந்த வகையில், ஜிமெயில் பயன்பாட்டில் சில வசதிகளை நாம் இங்கு காணலாம்.

1. அக்கவுண்ட் லாக் ஆப் (Log Off): பொது கம்ப்யூட்டர் மையங்களில், நீங்கள் உங்களின் ஜிமெயில் அக்கவுண்ட்டைப் பயன்படுத்தி, உங்களுக்கு வந்த மின்னஞ்சல் கடிதங்களைப் படித்து பதில் எழுதுகிறீர்கள். உங்கள் நண்பர் அல்லது உறவினர் வீடுகளுக்கோ அலுவலகத் திற்கோ செல்கையில் இவ்வாறு உங்கள் கடிதங்களைக் கையாள்கிறீர்கள்.

ஆனால், செயல் முடித்து திரும்புகையில், அக் கவுண்ட்டில் இருந்து விலகாமல் அப்படியே விட்டுவிட்டு வந்துவிடுகிறீர்கள். Sign Off செய்திடாமல் விட்டுவிடுகிறீர்கள். அந்நிலையில் என்ன செய்திடலாம்?

வேறு எந்த ஒரு கம்ப்யூட்டரில் இருந்தும், உங்கள் ஜிமெயில் அக்கவுண்ட்டில் பார்த்ததை Sign Off செய்திடலாம். இதற்கு மீண்டும் ஏதேனும் ஒரு கம்ப்யூட்டரில் உங்கள் ஜிமெயில் அக்கவுண்டிற்குச் செல்லவும். அதில் உள்ள இன்பாக்ஸ் (Inbox) பார்க்கவும். அதன் கீழாக உங்கள் அக்கவுண்ட்டில் நீங்கள் எந்த நேரத்தில் இறுதியாக செக் செய்தீர்கள் எனக் காட்டப்படும். இங்கு “Details” என்பதில் கிளிக் செய்தால், செக் செய்த இடம், பிரவுசர், மொபைல் பிரவுசர், ஐ.பி. முகவரி ஆகிய தகவல்கள் காட்டப்படும். இதிலேயே நீங்கள் லாக் அவுட் செய்து, அக் கவுண்ட்டை மூடலாம்.

2. குழுவிலிருந்து விடுபட: ஏதேனும் ஒரு அஞ்சல் செய்தியில் தகவல் தரும் வகையில் பங்கு கொண்டால், பின்னர் அந்த அஞ்சல் குறித்து எழுதுபவர்களின் அனைத்து மெயில்களும் உங்களுக்கும் அனுப்பப்படும். உங்களுக்கு இதில் விருப்பமில்லாமல் இருக்கலாம். ஆனால் அனுப்புபவர்கள் “Replies All” என்பதன் மூலம், அனைவருக்கும் அனுப்பும் வகை யில், அஞ்சலை அனுப்பிக் கொண்டே இருப்பார்கள்.

இதிலிருந்து நீங்கள் விடுபட வேண்டும் என்றால், “Smart Mute” என்னும் ஒரு வசதியைப் பயன்படுத்தலாம். இதனை ஒரு முறை பயன்படுத்திவிட்டால், நீங்கள் ஜிமெயில் அக்கவுண்ட்டை எங்கு பயன்படுத்தினாலும், மொபைல் பிரவுசரில் பயன்படுத்தினாலும், உங்களுக்கு அந்த தொடர் மெயில் அஞ்சல்கள் வராது.

3. விடுமுறையில் செல்ல: வெளியூருக்குச் செல்கிறீர்கள். உங்களால், குறிப்பிட்ட சில நாட்களுக்கு, ஜிமெயில் அக்கவுண்ட்டைப் பார்க்க முடியாது; அல்லது கவனம் செலுத்த முடியாது. இந்நிலையில் உங்களுக்கு மெயில் அனுப்பி தகவல்களை எதிர்பார்க்கும் மற்றவர்களுக்கு, தானாகப் பதில் அனுப்பும் வசதியை ஜிமெயில் கொண்டிருக்கிறது.

இந்த வசதியின் பெயர் Vacation Responder. நீங்கள் இல்லாதபோது, இந்த வசதி, உங்களுக்கு வரும் மெயில் களுக்குத் தானாகவே செய்தியை அனுப்பி வைக்கும். இதனை இயக்க, “Mail Settings” என்ற பிரிவில் “எஞுணஞுணூச்டூ” என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இதன் கீழ் பிரிவுகளில் “Vacation responder on.” என்று இருப்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

இங்கு உங்கள் விடுமுறை காலத்தில் அனுப்பப்படும் மெயிலுக்கான "சப்ஜெக்ட் லைன்' டெக்ஸ்ட்டை என்டர் செய்திடவும். பின்னர், மெசேஜ் டைப் செய்திட வேண்டும். அதன் பின்னர் "விடுமுறை காலத்தினை'யும் அமைக்கவும். பின்னர் “Save Changes” என்பதில் கிளிக் செய்து வெளியேறவும்.

4. முன்னுரிமை மெயில்கள்: ஜிமெயில் மூலம் எக்கச்சக்க மெயில்கள் வருகிறதா? உங்களுக்கு மிக முக்கியமாகத் தேவைப்படும் மெயில்களை மட்டும் பிரித்துத் தனியே வைத்துப் படிக்க திட்டமிடுகிறீர்களா? அவ்வாறு முன்னுரிமை தர எண்ணும் மெயில்களை மட்டும் பிரித்து வைத்திட Priority Inbox என்னும் வசதியை ஜிமெயில் தருகிறது.

தற்போது இது சோதனை நிலையில் தான் உள்ளது என்றாலும், நீங்கள் பயன்படுத்தலாம். முன்னுரிமை பெட்டியில் வைத்திட விரும்பும் மெயில்களை மஞ்சள் நிற (+) அடையாளத்தில் கிளிக் செய்திடவும். முக்கியமற்ற மெயில்களை வெள்ளை நிற (-) அடையாளத்தில் கிளிக் செய்திடவும். மெயில்கள் அலசப்பட்டு, முன்னுரிமை மெயில்கள் மட்டும் Priority Inboxல் வைக்கப்படும்.

5. குழு அஞ்சல்கள்: உங்கள் குடும்ப உறுப்பினர்கள், குறிப்பிட்ட நண்பர்கள் சிலர் என குழுவாக சில மெயில்களை அனுப்ப எண்ணுவீர்கள். ஒவ்வொரு முறையும், இவர்களின் மின்னஞ்சல் முகவரிகளை அமைக்க வேண்டியதில்லை. இவர்களை ஒரு குழுவாக நீங்களே அமைத்து, அந்த குழுவினருக்கான பெயரை மட்டும் பெறுபவர் இடத்தில் என்டர் செய்து அஞ்சலை அனுப்பலாம். ஜிமெயில் ஹோம் பேஜில் Contacts என்பதில் கிளிக் செய்திடவும்.

இந்த பிரிவில் நீங்கள் யாரை எல்லாம் ஒரு குழுவாக அமைக்க விரும்புகிறீர்களோ, அவர்கள் பெயர்களுக்கு அடுத்து உள்ள சிறிய பாக்ஸில் கிளிக் செய்திடவும். பின்னர் Groups என்பதில் கிளிக் செய்து, “Create new” என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இதற்கு ஒரு பெயரைக் கொடுக்கவும். இது இடது பக்கம் காணப்படும். எப்போது இந்த குழுவினருக்கு மெயில் ஒன்றை அனுப்ப வேண்டுமோ, அப்போது இதனைப் பயன்படுத்தலாம்.

6. பதிலியாக ஒருவர்: உங்கள் ஜிமெயில் அக்கவுண்ட்டிற்கு வரும் மெயில்களை, உங்கள் நம்பிக்கைக்குரிய ஒருவரும் பார்க்கலாம் என நீங்கள் அனுமதிக்கலாம். இதற்கு Account Settings பேஜ் சென்று, பின்னர் அதில் “Accounts and Import” என்ற டேப்பினைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இங்கு உங்கள் நம்பிக்கைக் குரியவரின் ஜிமெயில் முகவரியைத் தரவும். ஜிமெயில் அவருக்கு மெயில் ஒன்றை உறுதிப்படுத்த அனுப்பும். அவர் அதனை ஒத்துக் கொண்ட பின்னர், உங்கள் இமெயில்களை அவர் படித்து, உங்களின் சார்பாக, பதில் அனுப்பவும் முடியும்.

7.டெஸ்க் டாப்பில் அறிவிப்பு: நீங்கள் அடிக்கடி கூகுள் சேட் பயன்படுத்துபவரா? ஜிமெயிலை அடிக்கடி செக் செய்திட விரும்புபவரா? அப்படியானால், உங்களுக்கு வந்திருக்கும் முக்கிய மெயில் குறித்து, சேட் விண்டோவில் உங்களை யாரேனும் அழைக்கும் போது, உங்கள் டெஸ்க்டாப்பில், உங்களுக்கு செய்தி கிடைக்கும்.

இந்த வசதி, நீங்கள் குரோம் பிரவுசரைப் பயன்படுத்தினால் மட்டுமே கிடைக்கும். இதனை இயக்க, Gmail Settings சென்று, Desktop Notifications என்ற பிரிவிற்குச் செல்லவும். இங்கு சேட் மெசேஜ் வந்தால் உங்களுக்குச் சொல்லப்பட வேண்டுமா? நீங்கள் Priority Inbox பயன்படுத்துபவராக இருந்தால், அதில் வரும் முக்கிய மெயில் குறித்து சொல்லப்பட வேண்டுமா? என்பது குறித்த ஆப்ஷன்களைத் தெரிவிக்கவும். அல்லது அனைத்து புதிய மெயில் வந்தவுடன், உங்களுக்கு அறிவிப்பு வேண்டுமா என்பதனைக் குறிக்கவும். பின்னர், அதற்கேற்ப அறிவிப்பினை டெஸ்க் டாப்பிற்கு ஜிமெயில் அனுப்பி வைக்கும்.

8. சேட் மெசேஜ் ஸ்டோரிங்: நீங்கள் எப்போது சேட் மெசேஜ் பயன்படுத்தினாலும், உங்கள் ஜிமெயில் சேட் ஹிஸ்டரியில், அவை சேவ் செய்யப்படும். அவ்வாறு ஒரு குறிப்பிட்ட சேட் தகவல் சேவ் செய்யப்பட வேண்டாம் என்று எண்ணினால், அதற்கு விலக்கு அளிக்கும் வகையில் செட் செய்திடலாம்.

சேட் விண்டோவின் மேலாக உள்ள, Actions என்னும் கீழ்விரி மெனுவினை விரிக்கவும். இதில் “Go off the record” என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். ஆனால், உங்களுடன் சேட் செய்பவர்கள், அவர்களின் சேட் ஹிஸ்டரியில் சேவ் செய்வதைத் தடுக்க முடியாது.